CBSM4203- Sistem Maklumat Pengurusan

Soalan 1

a. Rajah kitaran pemprosesan urusniaga

Sistem pemprosesan urusniaga atau transaksi ialah satu sistem yang memproses data-data yang diperolehi hasil daripada sesuatu transaksi atau urusniaga di dalam sebuah perniagaan. Ia mempunyai 3 fungsi utama iaitu:

1. Simpan kira – untuk menyimpan semua rekod transaksi organisasi dengan tepat;

2. Penjanaan dokumen – pengeluaran dokumen perniagaan seperti invois, penyata bulanan dan sebagainya;

3. Laporan kawalan – laporan yang dijanakan hasil dari operasi pemprosesan transaksi yang bertujuan untuk mengawal operasi organisasi.

Terdapat 5 langkah di dalam sistem pemprosesan urusniaga ini. Sila lihat rajah dan penerangan dibawah mengenai setiap langkah tersebut.

2. Pemprosesan urusniaga

4. Penjanaan laporan

5. Proses pertanyaan

1. Kemasukan data

3. Proses fail & pengkalan data

Kitaran Pemprosesan Urusniaga

1. Kemasukan Data – proses ini melibatkan pengumpulan, perekodan dan penyuntingan semua data yang diperoleh dari setiap transaksi. Data-data ini disediakan di dalam format yang dikehendaki oleh syarikat. Data-data ini boleh didapati dengan kemasukan rekod oleh kakitangan syarikat tersebut ataupun data ini dimasukkan oleh pelanggan sekiranya system pemprosesan urusniaga ini dijalankan secara dalam talian. Data seperti jumlah jualan, nama pelanggan dan butiran urusniaga amat penting kerana ia dapat membantu syarikat untuk membuat ramalan perniagaan yang lebih buat.

1. Pemprosesan Urusniaga – setelah proses kemasukan data selesai, data yang dimasukkan akan diproses. Proses ini dikenali sebagai proses urusniaga. Data akan diproses dengan melakukan perubahan terhadap kandungan data yang dimasukkan. Terdapat dua cara pemprosesan urusniaga iaitu pemprosesan secara berkelompok iaitu data-data akan dikumpul untuk satu tempoh tertentu dan kemudiannya ia akan diproses secara berkala. Sebagai contoh ialah sistem deposit cek di mana cek-cek yang dimasukkan ke dalam mesin hanya akan diproses dalam waktu tertentu sahaja. Satu cara pemprosesan urusniaga ialah secara dalam talian, di mana rekod akan dikemaskini secara terus apabila pengguna memasukkan data yang berkaitan. Sebagai contoh ialah mesin ATM di mana sekiranya pengguna mengeluarkan wang dari mesin ia akan mengemaskini baki akaun pengguna terbabit secara terus.

1. Proses Fail & Pengkalan Data – proses ini merujuk kepada proses untuk menyelenggara fail-fail yang ada di dalam pengkalan data. Fail-fail perlu dikemaskini sekiranya berlaku pemprosesan urusniaga supaya rekod yang ada adalah rekod yang terbaru dan telah dikemaskini. Kegagalan untuk menyelenggara fail di dalam pengkalan data akan menyebabkan rekod-rekod yang ada tidak relevan untuk digunakan. Sekiranya sesebuah syarikat menggunakan pemprosesan urusniaga secara dalam talian, proses ini adalah kritikal dan amat penting. Ini kerana kegagalan sesebuah sistem untuk mengemaskini data secara terus-menerus akan menyebabkan kesilapan data berlaku. Proses ini berhubungan secara dua hala dengan pemprosesan urusniaga. Ini kerana di dalam pemprosesan urusniaga, pengguna akan mencapai rekod yang berada di dalam pengkalan data dan begitu juga sebaliknya di mana setiap pemprosesan urusniaga selesai, data akan dikemaskinikan bagi setiap rekod yang terlibat.

1. Penjanaan Laporan – semua data yang telah disimpan dan diproses di dalam pengkalan data boleh dicapai semula melalui proses ini. Penjanaan laporan ini penting kerana pengguna boleh mendapatkan segala maklumat yang dikehendaki dalam bentuk yang diingini. Maklumat yang dihasilkan pula ialah maklumat yang telah diproses hasil dari pengumpulan data bagi semua transaksi yang berlaku. Laporan ini juga merupakan ringkasan segala transaksi yang telah berlaku di dalam organisasi tersebut. Melalui laporan ini juga, mekanisme kawalan bagi mengawal operasi transaksi syarikat juga dapat dibangunkan. Sebagai contoh laporan jualan produk syarikat di dapati menurun pada bulan lepas berbanding bulan sebelumnya, pihak pengurusan boleh merancang bagaimana untuk meningkatkan jualan produk syarikat pada bulan akan datang. Mekanisme kawalan seperti kuota jualan yang perlu dicapai adalah satu contoh bagaimana untuk meningkatkan lagi jualan syarikat. Contoh dokumen yang dapat dijanakan melalui proses ini ialah penyata perakaunan, senarai kawalan serta laporan urusniaga.

1. Proses Pertanyaan – proses ini merupakan proses interaksi antara pengguna dengan pemprosesan urusniaga. Sistem pemprosesan urusniaga berupaya untuk memberi kebenaran kepada pengguna yang terlibat untuk membuat pertanyaan. Setiap pertanyaan yang dibuat akan direspon mengikut pertanyaan yang dibuat oleh pengguna. Setiap respon yang diterima adalah di dalam bentuk paparan skrin ataupun dalam bentuk cetakan. Contoh pertanyaan yang boleh dibuat oleh pengguna ialah pertanyaan mengenai jantina paling ramai membeli wain keluaran syarikat.

b. Aplikasi sistem pemprosesan urusniaga bagi Syarikat LeeAnne Vineyards

Terdapat beberapa fungsi aplikasi sistem pemprosesan urusniaga yang didapati sesuai untuk dibangunkan bagi kegunaan Syarikat Leeanne Vineyards. Antara fungsi aplikasi yang boleh dibangunkan ialah:

1. Aplikasi Inventori – sebagai sebuah pengeluar wain, aplikasi inventori amat penting. Ini kerana melalui aplikasi ini pihak pengurusan syarikat dapat memastikan tahap stok di dalam inventori syarikat diselenggara dengan baik. Ia dapat mengelakkan masalah yang timbul seperti kekurangan bahan mentah semasa proses pengeluaran wain dilakukan. Sekiranya inventori gagal diselenggara dengan baik maka pengeluaran dan pendapatan syarikat akan terjejas. Melalui aplikasi ini juga syarikat dapat memastikan stok bagi setiap produk yang siap untuk dijual sentiasa berada di dalam kuantiti yang mencukupi bagi memenuhi permintaan dari pelanggan.

1. Aplikasi Tempahan Pesanan – di dalam usaha untuk meluaskan perniagaan di dalam penjualan wain, aplikasi ini berguna bagi syarikat LeeAnne Vineyards. Ini kerana melalui aplikasi ini, para pelanggan dapat membuat tempahan melalui berbagai cara selain dari datang ke kedai untuk membeli atau membuat tempahan wain. Aplikasi ini membenarkan pelanggan untuk membuat tempahan melalui telefon, faks dan sebagainya. Segala butiran pesanan dan tempahan akan direkod dan disimpan di dalam sebuah pengkalan data. Dengan cara ini juga, syarikat LeeAnne Vineyards dapat mengetahui jika seseorang pelanggan itu sama ada mereka adalah pelanggan baru atau pelanggan ulangan.

1. Aplikasi Penghantaran – aplikasi ini sesuai dibangunkan bagi menyokong aplikasi tempahan pesanan. Setiap tempahan dibuat akan diproseskan dan produk yang dihasilkan akan disertakan dengan arahan penghantaran produk kepada pembeli. Aplikasi ini juga memudahkan syarikat bagi membuat semakan inventori. Ini disebabkan melalui aplikasi ini setiap aktiviti penghantaran setiap produk akan direkodkan dan dikemaskinikan bersama dengan aplikasi inventori.

1. Aplikasi Penerimaan – sebagai sebuah syarikat pengeluar wain, fungsi aplikasi ini adalah penting kerana fungsi ini membantu syarikat di dalam menentusahkan produk atau bahan mentah yang dipesan diperolehi dalam kuantiti yang dikehendaki. Aplikasi ini juga berupaya membantu syarikat untuk menolak produk yang dihantar oleh pembekal sekiranya ia tidak menepati piawaian yang ditetapkan. Sebagai pengeluar wain yang secara tidak langsung terlibat di dalam industri makanan, soal kualiti bahan mentah tidak boleh dikompromi kerana sekiranya bahan mentah seperti anggur yang diterima adalah rosak, ia akan menyebabkan reputasi syarikat terjejas.

1. Aplikasi Pembelian – Syarikat LeeAnne Vineyards mempunyai banyak jabatan yang terlibat di dalam pembuatan wain. Jabatan-jabatan seperti kewangan, pengeluaran, pemasaran dan pembungkusan adalah contoh jabatan yang ada di dalam syarikat ini. Bagi memastikan operasi syarikat tidak terjejas akibat kekurangan stok bahan mentah, aplikasi pembelian ini amat penting. Ini kerana melalui aplikasi ini semua permintaan untuk belian akan dibuat melalui aplikasi ini. Ia juga akan melakukan proses pemilihan pembekal dan seterusnya menghasilkan pesanan kepada pembekal. Selepas pembelian dilakukan dan produk diterima, aplikasi ini berfungsi untuk mengemaskini senarai pembelian yang sudah ataupun belum dibuat.

1. Aplikasi Gaji – aplikasi ini merupakan aplikasi yang amat penting bagi memastikan operasi syarikat berjalan dengan lancar. Ini kerana melalui aplikasi ini, pembayaran gaji staf akan diproses. Kadar percukaian dan kemudahan seperti insurans, KWSP pekerja juga diproses melalui aplikasi ini. Rekod mengenai para pekerja yang bekerja dengan syarikat juga akan diproses melalui aplikasi ini. Kegagalan aplikasi ini berfungsi dengan sempurna akan menyebabkan rasa ketidakpuashatian timbul di kalangan pekerja. Sekiranya masalah ini timbul maka produktiviti pekerja akan terjejas.

c. Kelebihan Menggunakan Sistem Maklumat Berkomputer

Terdapat beberapa kelebihan yang akan didapati oleh Syarikat LeeAnne Vineyards sekiranya syarikat ini menggunakan sistem maklumat berkomputer. Antara kelebihan-kelebihan tersebut ialah:

1. Penjimatan kos operasi – dengan menggunakan sistem maklumat berkomputer syarikat dapat menjimatkan kos operasinya. Ia disebabkan melalui sistem berkomputer, penggunaan seperti kertas dan ruang pejabat dapat dikurangkan dengan banyak. Sebagai contoh ratusan maklumat mengenai pelanggan, pembekal, pekerja dan pengedar hanya perlu disimpan di dalam sebuah komputer berbanding sekiranya syarikat menggunakan sistem maklumat manual di mana sudah tentu ia akan menggunakan satu bilik fail yang besar. Rekod-rekod juga disimpan dalam bentuk ‘softcopy’ ini menjimatkan penggunaan kertas yang dapat membantu syarikat untuk mengurangkan kos operasi.

1. Menjimatkan masa – melalui sistem maklumat berkomputer ini juga, ia dapat menjimatkan masa terutama dalam carian maklumat. Maklumat mengenai pembekal mahupun pelanggan dari dicapai dengan mudah dan pantas. Di dalam persaingan dunia perniagaan hari ini, sesebuah syarikat itu perlu pantas dan cepat di dalam mendapatkan maklumat. Kegagalan syarikat untuk bertindak pantas secara tidak langsung akan menyebabkan syarikat itu kurang berdaya saing.

1. Memudahkan pelanggan – dengan penggunaan sistem maklumat berkomputer, para pelanggan juga akan berasa mudah berurusan dengan syarikat terutama ketika membuat pesanan. Sekiranya dahulu pelanggan dikehendaki datang untuk membeli wain dan sebagainya, dengan sistem maklumat berkomputer pelanggan boleh melihat dan seterusnya membeli produk syarikat secara dalam talian. Ia secara tidak langsung memudahkan pelanggan serta menjimatkan masa bagi pelanggan dan syarikat di dalam melakukan urusniaga jual beli.

1. Mengurangkan risiko – penggunaan sistem maklumat berkomputer ini dapat meminimakan risiko kepada syarikat. Risiko yang dimaksudkan ialah kehilangan maklumat mengenai pembekal, pelanggan dan pekerja yang merupakan asset paling bernilai bagi sesebuah syarikat. Ini kerana dengan menggunakan sistem maklumat berkomputer ini, syarikat berupaya untuk membuat salinan ‘back-up’ bagi semua maklumat yang ada di dalam syarikat. Berbanding sekiranya syarikat menggunakan sistem maklumat secara manual adalah mustahil bagi syarikat untuk menyediakan salinan ‘back-up’ bagi setiap dokumen dan maklumat yang disimpan di dalam bilik fail. Sekiranya berlaku kejadian seperti kebakaran dan sebagainya sudah tentu maklumat-maklumat ini tidak dapat diselamatkan.

1. Meningkatkan daya saing dan produktiviti syarikat – tidak dinafikan pada hari ini sistem maklumat berkomputer memainkan peranan yang amat penting dan kritikal di dalam sesebuah perniagaan. Sistem maklumat berkomputer ini juga dapat membantu meningkatkan daya saing syarikat. Ini kerana melalui sistem ini syarikat dapat bertindak dan membuat keputusan perniagaan dengan cepat dan tepat. Ia disebabkan capaian kepada maklumat-maklumat yang diperlukan adalah cepat berbanding kaedah manual yang sering digunakan oleh syarikat-syarikat lain. Ia secara tidak langsung menyumbang kepada peningkatan produktiviti syarikat.

Soalan 2

a. Perbezaan struktur organisasi fungsian dan struktur organisasi matriks

Rajah di atas merupakan contoh rajah organisasi fungsian. Organisasi jenis ini banyak digunakan di dalam badan-badan kerajaan di mana kebanyakan kakitangan dikumpulkan mengikut kemahiran fungsian masing-masing. Organisasi ini adalah bersifat rigid di mana pembuatan keputusan adalah secara berpusat. Sebagai contoh sebarang keputusan mengenai pengeluaran akan dirujuk kepada Naib Presiden Pengeluaran sebelum ia dimaklumkan kepada Presiden. Organisasi jenis ini dilihat mempunyai hierarki kuasa yang tinggi. Walaubagaimanapun, melalui organisasi fungsian ini pengagihan sumber dan tugasan mudah dilakukan. Pembuatan keputusan dan penyelesaian masalah melalui struktur ini adalah lebih berkesan kerana pembuatan keputusan dibuat secara berpusat. Contoh organisasi yang menggunakan struktur organisasi seperti ialah seperti badan kerajaan seperti Bank Negara Malaysia serta syarikat swasta terutama sector perbankan seperti Maybank.

Rajah di atas merupakan contoh struktur organisasi matriks. Organisasi matriks adalah satu struktur organisasi di mana semua projek-projek yang bersifat kekal atau sementara memerlukan pengurus projek berkongsi autoriti dengan pengurus fungsian organisasi. Struktur ini melihatkan para pengurus projek bekerjasama dengan ahli-ahli dari jabatan lain di dalam menjayakan sesebuah projek. Ini kerana kebanyakan projek seperti penjenamaan semula syarikat merupakan projek yang bersifat sementara. Tugas utama pengarah/pengurus projek ini adalah untuk mendapatkan maklumat mengenai projek, menyelia tugasan dalam projek dan menyelesaikan konflik di kalangan ahli-projek yang terdiri dari jabatan yang berlainan.

Struktur organisasi ini amat sesuai bagi organisasi yang memerlukan fleksibiliti dan inginkan perubahan yang pantas terhadap persekitaran organisasi. Melalui struktur jenis ini juga, kakitangan didapati mendapat lebih kepuasan bekerja terutara di dalam pasukan projek mereka. Contoh organisasi seperti ini ialah seperti Telekom Malaysia, DiGi Berhad dan Malaysia Airlines System yang mana syarikat-syarikat ini telah melakukan penjenamaan semula syarikat dan penstrukturan syarikat dengan jayanya.

b. Bagaimana struktur organisasi matriks mampu membantu sesebuah organisasi

Melalui organisasi matriks ini, sesebuah organisasi dapat menguruskan sesebuah projek dengan lebih cekap dan efektif. Ia disebabkan organisasi matriks ini adalah seperti satu organisasi silang fungsian di mana ahli-ahli di dalam sesebuat projek itu datang dari berlainan latar belakang dan kepakaran. Struktur ini juga dilihat meningkatkan lagi komunikasi di antara kakitangan dan juga para pengurus. Ini kerana sesebuah projek itu saling memerlukan input dan maklumat dari ahli-ahlinya yang terdiri dari berlainan latar belakang.

Kaedah struktur ini juga merupakan kaedah paling berkesan di dalam menangani arus perubahan di persekitaran organisasi tersebut. Pada hari ini, persekitaran luar terutamanya seperti ekonomi, trend pembelian dan sosio-politik cepat berubah tanpa memberi tanda-tanda awal perubahan. Melalui struktur jenis ini segala maklumat yang diperlukan bagi menangani arus perubahan yang berlaku dapat diperoleh dengan mudah kerana ahli-ahli dalam pasukan projek itu terdiri dari latar belakang dan kepakaran yang berlainan. Input-input yang didapati juga meliputi hampir seluruh aspek yang diperlukan oleh organisasi. Sebagai contoh projek penjenamaan semula syarikat seperti di atas, ahli-ahli berkongsi pendapat dari segi perundangan sama ada penjenamaan syarikat yang dilakukan akan memberi impak perundagan kepada syarikat atau tidak dan juga input dari sumber manusia sama ada syarikat mempunyai tenaga kerja yang mahir dan cukup selari dengan objektif penjenamaan semula syarikat.

Dengan menggunakan struktur organisasi matriks in juga, ia membenarkan penggunaan sumber manusia secara lebih fleksibel. Ini disebabkan seseorang staff itu tidak hanya perlu melaporkan tugas terhadap satu pengurus sahaja berdasarkan fungsi staf tersebut. Ciri melaporkan tugas terhadap seorang pengurus ini hanya ada pada struktur organisasi fungsian. Organisasi matriks ini membenarkan staf untuk melaporkan tugas kepada beberapa pengurus sekiranya beliau terlibat di dalam beberapa projek yang diketuai oleh beberapa pengurus yang berlainan. Dengan cara ini, staf berkenaan akan mendapat pendedahan kerja yang lebih terbuka dan luas kerana setiap pengurus mempunyai gaya pengurusan yang tersendiri. Staf berkenaan juga dapat menggunakan segala kebolehan yang ada selain dari kepakaran fungsian yang ada di dalam memastikan objektif sesebuah projek itu tercapai dengan jayanya.

Rujukan

1. Prof. Dr. Ansary Ahmed et. al (2007). Open University Malaysia: CBMS 4203: Sistem Maklumat Pengurusan. Kuala Lumpur. Meteor Doc Sdn Bhd.

2. Kathryn M. Bartol & David C. Martin (1998). Management. New York. Iriwin McGraw-Hill

3. Stephen P. Robbins; penterjemah Abdul Razak Ibrahim & Ainin Sulaiman (2000). Gelagat Organisasi Edisi Kelapan. Kuala Lumpur. Pearson Education Asia Ptd. Ltd.

4. Ebi Shahrin Sulaiman et. Al (2003). Prinsip Pengurusan. Kuala Lumpur. McGraw-Hill

5. Kenneth C & Jane P. Laudon (2006). Ninth Edition: Management Information Systems – Managing The Digital Firm. New Jersey, USA. Pearson Education Inc

6. Prof. Dr. Ansary Ahmed et. al (2007). Open University Malaysia: BBGO 4103: Gelagat Organisasi. Kuala Lumpur. Meteor Doc Sdn Bhd.