BBKP 3103 – Business Communication

Soalan 1

Terdapat 3 jenis saluran komunikasi formal di dalam sesuatu organisasi. Sebagai pengurus komunikasi, ketiga-tiga jenis saluran ini haruslah dikenalpasti. 3 jenis saluran komunikasi formal ialah:

  1. Komunikasi secara Menurun (downward communication)

komunikasi jenis merujuk kepada cara komunikasi dari pihak atasan organisasi kepada kakitangan organisasi. Komunikasi ini ada bersifat satu hala di mana arahan diterima tanpa mendengar pendapat dari kakitangan bawahan. Sebagai pengurus komunikasi Balirani Sdn Bhd, penekanan terhadap komunikasi jenis ini harus ditekankan semasa orientasi untuk kakitangan baru. Ini supaya tidak timbul masalah bagi mereka untuk melaksanakan sesuatu arahan dari pihak atasan Balirani. Kebanyakan komunikasi jenis ini dilakukan adalah untuk memastikan supaya matlamat organisasi dapat dicapai melalui dengan menerangkan kepada pekerja kenapa dan bagaimana sesuatu kerja yang dilakukan itu dapat membantu organisasi untuk mencapat matlamatnya.


  1. Komunikasi secara Menaik (upward communication)

komunikasi ini membenarkan pihak atasan untuk mendengar cadangan atau pandangan dari kakitangan bawahannya. Terdapat beberapa cirri-ciri utama bagi komunikasi jenis ini iaitu

i. Hendaklah beroperasi secara berterusan

ii. Penggunaan saluran yang betul (pandangan hendaklah sampai ke pihak pengurusan dengan cara yang betul)

iii. Membabitkan objektif mendengar dan memahami (pihak pengurusan hendaklah adil dalam menilai cadangan pihak bawahan)

iv. Penggunaan kaedah yang berbagai bagi komunikasi menaik (seperti perjumpaan bersemuka)

Komunikasi jenis ini boleh digunakan untuk pekerja baru Balirani Sdn Bhd di dalam mendapat pendapat tentang perkara yang tidak memerlukan proses membuat keputusan yang kritikal diperlukan seperti menentukan tema hari keluarga Balirani ataupun makan malam tahunan Balirani. Komunikasi jenis ini dapat menjana input yang banyak di dalam membantu untuk membuat keputusan.


  1. Komunikasi secara Mendatar (horizontal communication)

komunikasi melibatkan komunikasi dua pekerja di organisasi tersebut. Melalui komunikasi ini, perkongsian maklumat dapat dilaksanakan dengan cara yang tidak formal. Komunikasi jenis ini harus diterapkan semasa orientasi untuk pekerja baru dilakukan oleh Balirani Sdn Bhd. Ini supaya segala maklumat yang diperlukan oleh seorang pekerja baru boleh didapati dengan mudah. Ini dapat memastikan kesinambungan organisasi di dalam mencapai objektif syarikat dapat dicapai. Komunikasi antara dua jabatan yang berlainan pula dikenali sebagai komunikasi melintang (cross communication).


Soalan 2

Terdapat 4 jenis aktiviti komunikasi di dalam sesebuah organisasi. 4 aktiviti komunikasi tersebut ialah:

1. Komunikasi Operasi Dalaman (Internal-operational communication)

Semua komunikasi yang berlaku di dalam kerja yang dilakukan di dalam organisasi dikenali sebagai komunikasi jenis ini. Komunikasi jenis ini adalah penting di dalam melaksanakan operasi dalaman organisasi. Para pekerja juga hendaklah merancang untuk membuat pelan operasi bagi sesuatu kerja. Prosidur untuk melakukan kerja seperti pengauditan, pencetakan dan pembelian bahan mentah hendaklah dilakukan. Komunikasi ini juga merangkumi arahan yang diberikan oleh pengurus kepada pekerja mereka.

2. Komunikasi Operasi Luaran (External-operational communication)

Operasi-operasi organisasi yang disumber-luarkan (outsourcing) seperti pembayaran gaji dan perkhidmatan IT yang dilakukan oleh pihak luar organisasi dikenali sebagai komunikasi operasi luaran. Komunikasi jenis ini tidak terhad kepada komunikasi dengan vendor yang melakukan tugas operasi organisasi sahaja malahan komunikasi dengan pelanggan, pihak awam dan pembekal juga dikategorikan di dalam komunikasi jenis ini. Organisasi harus mengenalpasti cara yang sesuai untuk berkomunikasi dengan pihak luaran organisasi supaya operasi syarikat tidak terjejas.

3. Komunikasi Luaran Tidak Formal (Informal Outside Communication)

Komunikasi antara pekerja syarikat dengan individu luar syarikat dikenali sebagai komunikasi ini. Komen dan pandangan mengenai kerja yang dilakukan dikongsi dengan pihak luar seperti rakan ataupun jiran. Komen yang diluahkan oleh pekerja secara tidak langsung bukan sahaja mewakili pandangan peribadi pekerja tersebut malahan mewakili pandangan syarikat pekerja terbabit. Pihak luaran secara tidak langsung akan memberi reaksi awal mereka terhadap organisasi terbabit. Oleh yang demikian, dalam komunikasi jenis ini, pekerja hendaklah berhati-hati di dalam mengeluarkan pandangan mereka.

4. Komunikasi Personal (Personal Communication)

Tidak semua komunikasi yang berlaku di dalam organisasi bersifat formal. Komunikasi personal adalah salah satu contoh komunikasi yang tidak formal berlaku di dalam organisasi. Komunikasi ini berlaku apabila seorang pekerja berhubung dengan pekerja lain sama ada melalui telefon ataupun emel. Komunikasi ini juga secara tidak langsung dapat menyumbang ke arah kejayaan sesebuah organisasi. Sebagai contoh seorang pekerja baru Balirani Sdn Bhd akan cuba berhubung dengan pekerja lama di dalam usaha untuk mendapatkan maklumat berkenaan dengan sesuatu kerja. Pendirian sesebuah syarikat terhadap komunikasi personal ini juga penting kerana jika syarikat terbabit tidak membenarkan komunikasi jenis ini di pejabat, maka tekanan kerja pekerja syarikat terbabit akan menjadi lebih tinggi dan tegang.


Soalan 3

Terdapat beberapa kepentingan berkomunikasi secara efektif. Antara kepentingan tersebut adalah:

1. Mendapatkan/Menyiapkan Kerja Yang Ingin Dicapai

melalui komunikasi secara efektif, matlamat organisasi itu dapat di capai. Ini kerana dengan komunikasi dengan efektif, organisasi dapat mengenalpasti calon-calon pekerja yang sesuai dengan objektif syarikat. Calon-calon juga dapat menyediakan butiran diri yang komprehensif semasa memohon pekerjaan di organisasi terbabit.

2. Peluang Kenaikan Pangkat

para pekerja juga dapat berpeluang untuk kenaikan pangkat sekiranya berjaya berkomunikasi dengan efektif. Ini kerana pada hari ini, komunikasi adalah salah satu komponen yang penting di dalam organisasi. Kebolehan berkomunikasi dengan efektif adalah satu kelebihan bagi pekerja terbabit.

3. Kepimpinan

Kebolehan memotivasi dan membantu pekerja lain adalah salah satu kebolehan yang dihasilkan melalui komunikasi secara efektif. Keupayaan untuk memimpin individu lain adalah satu kelebihan bagi seorang pekerja di organisasi terbabit.

4. Menjadi Lebih Produktif Semasa Melakukan Kerja

Prestasi kerja seseorang itu lebih baik sekiranya beliau mempunyai kemahiran berkomunikasi yang baik. Kemahiran ini meliputi kemahiran untuk mendengar dengan baik, menulis dengan baik serta kebolehan bercakap dengan jelas. Tidak semua manusia mempunyai kemahiran seperti ini, tetapi sekiranya kemahiran ini dipelajari sudah tentu ia menjadi kelebihan kepada individu tersebut.

5. Membina Perhubungan Yang Baik Dengan Pihak Lain

Kejayaan di dalam perhubungan personal dan perniagaan individu tersebut bergantung kepada kepercayaan, keikhlasan dan sikap hormat-menghormati antara kedua-dua pihak. Berkomunikasi secara efektif dapat membina serta mengekalkan perhubungan yang baik antara individu tersebut dengan pihak yang lain.

6. Memastikan Kejayaan Organisasi Tersebut

Kejayaan sesuatu organisasi itu bergantung kepada kebolehan para pekerja berkomunikasi dengan efektif dengan pihak berkepentingan organisasi tersebut seperti pelanggan. Kebolehan untuk menerangkan mengenai produk keluaran syarikat dengan baik sudah tentu dapat menghasilkan keuntungan kepada organisasi terbabit. Keupayaan untuk menerangkan mengenai produk syarikat terbabit bukanlah hanya terletak pada unit pemasaran sahaja tetapi bagi memastikan kejayaan bagi organisasi tersebut, tanggungjawab ini haruslah dikongsi oleh semua pekerjanya.


Rujukan

1. Yap Khiam Hong(2005). Open University Malaysia: BBKP 3103: Business Communication. Kuala Lumpur. Meteor Doc. Sdn Bhd.

2. Stephen P. Robins(2000). Gelagat Organisasi: Edisi Bahasa Malaysia Edisi Kelapan. Kuala Lumpur. Pearson Education Malaysia Sdn Bhd.

Leave a comment

Filed under Uncategorized

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s