CBSM4203- Sistem Maklumat Pengurusan

Soalan 1

a. Rajah kitaran pemprosesan urusniaga

Sistem pemprosesan urusniaga atau transaksi ialah satu sistem yang memproses data-data yang diperolehi hasil daripada sesuatu transaksi atau urusniaga di dalam sebuah perniagaan. Ia mempunyai 3 fungsi utama iaitu:

1. Simpan kira – untuk menyimpan semua rekod transaksi organisasi dengan tepat;

2. Penjanaan dokumen – pengeluaran dokumen perniagaan seperti invois, penyata bulanan dan sebagainya;

3. Laporan kawalan – laporan yang dijanakan hasil dari operasi pemprosesan transaksi yang bertujuan untuk mengawal operasi organisasi.

Terdapat 5 langkah di dalam sistem pemprosesan urusniaga ini. Sila lihat rajah dan penerangan dibawah mengenai setiap langkah tersebut.

2. Pemprosesan urusniaga

4. Penjanaan laporan

5. Proses pertanyaan

1. Kemasukan data

3. Proses fail & pengkalan data

Kitaran Pemprosesan Urusniaga

Rajah di atas merupakan contoh rajah organisasi fungsian. Organisasi jenis ini banyak digunakan di dalam badan-badan kerajaan di mana kebanyakan kakitangan dikumpulkan mengikut kemahiran fungsian masing-masing. Organisasi ini adalah bersifat rigid di mana pembuatan keputusan adalah secara berpusat. Sebagai contoh sebarang keputusan mengenai pengeluaran akan dirujuk kepada Naib Presiden Pengeluaran sebelum ia dimaklumkan kepada Presiden. Organisasi jenis ini dilihat mempunyai hierarki kuasa yang tinggi. Walaubagaimanapun, melalui organisasi fungsian ini pengagihan sumber dan tugasan mudah dilakukan. Pembuatan keputusan dan penyelesaian masalah melalui struktur ini adalah lebih berkesan kerana pembuatan keputusan dibuat secara berpusat. Contoh organisasi yang menggunakan struktur organisasi seperti ialah seperti badan kerajaan seperti Bank Negara Malaysia serta syarikat swasta terutama sector perbankan seperti Maybank.

Rajah di atas merupakan contoh struktur organisasi matriks. Organisasi matriks adalah satu struktur organisasi di mana semua projek-projek yang bersifat kekal atau sementara memerlukan pengurus projek berkongsi autoriti dengan pengurus fungsian organisasi. Struktur ini melihatkan para pengurus projek bekerjasama dengan ahli-ahli dari jabatan lain di dalam menjayakan sesebuah projek. Ini kerana kebanyakan projek seperti penjenamaan semula syarikat merupakan projek yang bersifat sementara. Tugas utama pengarah/pengurus projek ini adalah untuk mendapatkan maklumat mengenai projek, menyelia tugasan dalam projek dan menyelesaikan konflik di kalangan ahli-projek yang terdiri dari jabatan yang berlainan.

Struktur organisasi ini amat sesuai bagi organisasi yang memerlukan fleksibiliti dan inginkan perubahan yang pantas terhadap persekitaran organisasi. Melalui struktur jenis ini juga, kakitangan didapati mendapat lebih kepuasan bekerja terutara di dalam pasukan projek mereka. Contoh organisasi seperti ini ialah seperti Telekom Malaysia, DiGi Berhad dan Malaysia Airlines System yang mana syarikat-syarikat ini telah melakukan penjenamaan semula syarikat dan penstrukturan syarikat dengan jayanya.

b. Bagaimana struktur organisasi matriks mampu membantu sesebuah organisasi

Melalui organisasi matriks ini, sesebuah organisasi dapat menguruskan sesebuah projek dengan lebih cekap dan efektif. Ia disebabkan organisasi matriks ini adalah seperti satu organisasi silang fungsian di mana ahli-ahli di dalam sesebuat projek itu datang dari berlainan latar belakang dan kepakaran. Struktur ini juga dilihat meningkatkan lagi komunikasi di antara kakitangan dan juga para pengurus. Ini kerana sesebuah projek itu saling memerlukan input dan maklumat dari ahli-ahlinya yang terdiri dari berlainan latar belakang.

Kaedah struktur ini juga merupakan kaedah paling berkesan di dalam menangani arus perubahan di persekitaran organisasi tersebut. Pada hari ini, persekitaran luar terutamanya seperti ekonomi, trend pembelian dan sosio-politik cepat berubah tanpa memberi tanda-tanda awal perubahan. Melalui struktur jenis ini segala maklumat yang diperlukan bagi menangani arus perubahan yang berlaku dapat diperoleh dengan mudah kerana ahli-ahli dalam pasukan projek itu terdiri dari latar belakang dan kepakaran yang berlainan. Input-input yang didapati juga meliputi hampir seluruh aspek yang diperlukan oleh organisasi. Sebagai contoh projek penjenamaan semula syarikat seperti di atas, ahli-ahli berkongsi pendapat dari segi perundangan sama ada penjenamaan syarikat yang dilakukan akan memberi impak perundagan kepada syarikat atau tidak dan juga input dari sumber manusia sama ada syarikat mempunyai tenaga kerja yang mahir dan cukup selari dengan objektif penjenamaan semula syarikat.

Dengan menggunakan struktur organisasi matriks in juga, ia membenarkan penggunaan sumber manusia secara lebih fleksibel. Ini disebabkan seseorang staff itu tidak hanya perlu melaporkan tugas terhadap satu pengurus sahaja berdasarkan fungsi staf tersebut. Ciri melaporkan tugas terhadap seorang pengurus ini hanya ada pada struktur organisasi fungsian. Organisasi matriks ini membenarkan staf untuk melaporkan tugas kepada beberapa pengurus sekiranya beliau terlibat di dalam beberapa projek yang diketuai oleh beberapa pengurus yang berlainan. Dengan cara ini, staf berkenaan akan mendapat pendedahan kerja yang lebih terbuka dan luas kerana setiap pengurus mempunyai gaya pengurusan yang tersendiri. Staf berkenaan juga dapat menggunakan segala kebolehan yang ada selain dari kepakaran fungsian yang ada di dalam memastikan objektif sesebuah projek itu tercapai dengan jayanya.

Rujukan

1. Prof. Dr. Ansary Ahmed et. al (2007). Open University Malaysia: CBMS 4203: Sistem Maklumat Pengurusan. Kuala Lumpur. Meteor Doc Sdn Bhd.

2. Kathryn M. Bartol & David C. Martin (1998). Management. New York. Iriwin McGraw-Hill

3. Stephen P. Robbins; penterjemah Abdul Razak Ibrahim & Ainin Sulaiman (2000). Gelagat Organisasi Edisi Kelapan. Kuala Lumpur. Pearson Education Asia Ptd. Ltd.

4. Ebi Shahrin Sulaiman et. Al (2003). Prinsip Pengurusan. Kuala Lumpur. McGraw-Hill

5. Kenneth C & Jane P. Laudon (2006). Ninth Edition: Management Information Systems – Managing The Digital Firm. New Jersey, USA. Pearson Education Inc

6. Prof. Dr. Ansary Ahmed et. al (2007). Open University Malaysia: BBGO 4103: Gelagat Organisasi. Kuala Lumpur. Meteor Doc Sdn Bhd.

About these ads